Kyocera Cloud Information Manager

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Schnell die richtigen Dokumente finden

Alles zentral und stets aktuell an einem Ort – von überall abrufbar.

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Geringe Kosten

Keine hohen Investitionen oder laufenden Kosten für IT oder Personal.

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Rechtssicherheit

Einfache Einhaltung von Compliance, DSGVO und Archivierungsfristen.

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Warum jedes moderne Unternehmen heute auf ein Dokumentenmanagement setzen sollte

Globalisierung, zunehmender Wettbewerbsdruck und neue Arbeitsmodelle stellen jedes Unternehmen in allen Branchen vor Herausforderungen – insbesondere den Mittelstand. Wie organisiert man ein mobiles Team? Wie bewältigt man die Datenflut an unterschiedlichen Arbeitsplätzen bei gleichzeitiger interdisziplinärer Zusammenarbeit? Und wie können Arbeitsabläufe bei der Verwaltung von Akten und Co. optimiert werden? Eine Antwort auf all diese Fragen bietet das Dokumentenmanagement.

Ein so genanntes Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht es, alle in einem Unternehmen anfallenden Unterlagen, von Korrespondenzen bis zu Rechnungen, zentral zu organisieren, für alle Berechtigten zugänglich zu machen und zu archivieren. Das zeitraubende Suchen und Finden von Informationen gehört mit einem Dokumentenmanagement-System der Vergangenheit an. Wenn Belege noch nicht elektronisch vorliegen, lassen sich diese schnell und einfach via Scan digitalisieren und direkt weiterverarbeiten.

Gleichzeitig lassen sich viele Aufgaben automatisieren und transparenter gestalten. Das reduziert den Aufwand, und setzt Kapazitäten für wichtige Aufgaben frei. Erste Wahl bei digitalen Prozesslösungen ist mittlerweile die Cloud. Mit dem Kyocera Cloud Information Manager, einer SaaS-Plattform, erhalten Sie volle Kontrolle über Ihre Dokumente und können diese speichern, verwalten und archivieren – zuverlässig, sicher und flexibel.

UNSER ANGEBOT

Smarte Unterstützung bei Digitalisierungsprozessen

Dokumentenzugriff von überall zu jeder Zeit

Mit dem Kyocera Cloud Information Manager können Sie und alle berechtigten Mitarbeitenden von überall aus auf Unterlagen, Akten und Co. zugreifen. Über die App können Sie Dokumente direkt in die Cloud scannen.

Kein Risiko dank Enhanced Security

Zuverlässige Sicherheit und Schutz

Alle Dokumente werden auf der Plattform des Kyocera Cloud Information Manager auf einem verschlüsselten Server gespeichert. Zudem schützen ein internes Berechtigungs- sowie ein Archivierungskonzept Ihre Daten. Zugriff ist nur mit Anmeldedaten möglich.

Weniger Arbeitsaufwand durch klare Strukturen

Einfach schnellere Workflows

Freigabeprozesse, Validierungen und das Unterzeichnen von Dokumenten lassen sich durch digitale Workflows innerhalb einer Infrastruktur schneller und effizienter managen, was Entscheidungen beschleunigt und das gesamte Unternehmen agiler macht.

ÜBER UNS

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Höchste Kompetenz in Forschung, Entwicklung und Kundennähe

Kyocera Document Solutions kombiniert leistungsstarke Hardware mit intelligenten Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern und den Ansprüchen von Kunden, Partnern und Stakeholdern gerecht zu werden. Seit mehr als 20 Jahren widmen wir uns der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, die Betriebsabläufe optimieren, Entscheidungsprozesse beschleunigen und Dokumente sinnvoll verarbeiten. Bei uns können Sie sich auf Know-how, jahrelange Erfahrung und hohe Beratungsqualität verlassen – vom ersten Kontakt über die gesamte Zusammenarbeit hinweg und weit darüber hinaus. Profitieren Sie zudem von unserem bundesweiten Netzwerk an autorisierten Kyocera-Vertragspartnern, die Sie bei Ihrem Dokumentenmanagement gerne fachlich versiert unterstützen.
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Intelligente Arbeitsplätze von morgen – schon heute

Bei der Entwicklung des Kyocera Cloud Information Manager haben wir für Sie bereits einen Schritt weitergedacht. Was bedeutet das? Das Hochladen und Finden von elektronischen Unterlagen über die Webbrowser-Schnittstelle sind vollkommen intuitiv. Gleichzeitig können Sie Dokumente mit dem Smartphone erfassen und mit der mobilen App an den KCIM senden. Im Anschluss legen Sie die Daten in einer Ordnerstruktur ab, die Sie jederzeit mit dem leistungsstarken Suchfilter durchsuchen können. Durch das Hinzufügen von Kommentaren verbessern Sie nachhaltig die Zusammenarbeit. Zudem gewährleistet der Kyocera Cloud Information Manager, dass alle berechtigten Mitarbeitenden die aktuelle Version eines Dokuments vorliegen haben – und nur die Daten sehen, die sie wirklich benötigen. So können Sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

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Das Ergebnis: der Kyocera Cloud Information Manager

Der Kyocera Cloud Information Manager ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System. Durch diese digitale Lösung entfällt die Serveradministration und eine einfache Implementierung ist sichergestellt. Sie und Ihre Teams haben rund um die Uhr Zugriff auf einen virtuellen Arbeitsplatz, an dem alle Dokumente zentral abgelegt, organisiert, verwaltet, verarbeitet und archiviert werden. Indem Sie Zugriffsberechtigungen verteilen, behalten Sie die volle Kontrolle über die Zugriffe.

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Die vielen Vorteile des Kyocera Cloud Information Manager

Der Kyocera Cloud Information Manager unterstützt unterschiedliche Browser, von Edge 92 über Chrome 70 bis Safari 14. Mobil ist die Kompatibilität mit Android v6 oder iOS v14 garantiert. Sie arbeiten mit internationalen Teams? Die Cloudlösung ist multilingual und neben Deutsch und Englisch auch auf Französisch, Italienisch und vielen weiteren Sprachen verfügbar.

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Dokumenten-Workflows sind die Grundlage der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Daher können sie nur dann ihr ganzes Potenzial abrufen, wenn ihre Geschäftsprozesse vernetzt, agil und effizient sind. Genau dies ermöglicht der Einsatz von intelligenter Software und Hardware sowie Services.

Dietmar Nick, CEO von Kyocera Document Solutions

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Lassen Sie sich gleich unverbindlich zum Kyocera Cloud Information Manager beraten und erhalten Sie umfassende Informationen zu Ihren Möglichkeiten. Wir nehmen uns gerne persönlich Zeit für Sie und Ihre Fragen. Oder fordern Sie direkt ein unverbindliches Angebot an.

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    So gelingt die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems

    Die Implementierung des Kyocera Cloud Information Manager ist der erste Schritt zur Digitalisierung und Gestaltung hybrider Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen. Das Dokumentenmanagement-System treibt Ihre digitale Transformation voran und bietet vor allem mittelständischen Unternehmen wie auch Handwerksbetrieben einen einfachen Einstieg. Mit dem Kyocera Cloud Information Manager können Sie einfach und unkompliziert loslegen, ohne dafür technisches Fachwissen oder IT-Know-how mitbringen zu müssen. Vor allem die hohe Anwenderfreundlichkeit und intuitive Bedienung wird immer wieder von Kunden gelobt.

    Der Kyocera Cloud Information Manager ist schnell – ohne eigene IT-Infrastruktur – implementiert. Anschließend sollten Sie Ihr Team in der Nutzung schulen. Dazu bieten wir eine Vielzahl an Online-Hilfen, Service-Videos und Downloads an. Dass sich der Einsatz des Kyocera Cloud Information Manager und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements lohnen, zeigt die Tatsache, dass Mitarbeitende täglich ein bis zwei Stunden ihrer Arbeitszeit bei der Suche nach Dokumenten einsparen können.

    FAQ

    Wie funktioniert die Suche mit dem Kyocera Cloud Information Manager?
    Der Kyocera Cloud Information Manager arbeitet mit „Optical Character Recognition“, kurz als OCR bezeichnet und auf Deutsch „Optische Zeichenerkennung“ genannt. Damit erkennt das System Schlüsselwörter, kann diese Ihrem Suchauftrag zuordnen und entsprechend der gewünschten Dokumente zur Verfügung stellen. Beim Hochladen können Sie Dokumente mit nur einem Klick Labels zuordnen und in eine Klassifizierung einfügen.
    Wer hat Zugriff auf den Kyocera Cloud Information Manager?
    Der Kyocera Cloud Information Manager sorgt für eine hochsichere Umgebung, auf die nur diejenigen Zugang haben, denen Sie eine Zugriffsberechtigung erteilen. Diese können Sie jederzeit verwalten und anpassen. Es lassen sich zudem einzelne Dokumententypen freigeben oder sperren und alle Änderungen lückenlos nachverfolgen.
    Was kann der Kyocera Cloud Information Manager über das Dokumentenmanagement hinaus?
    Mit dem Kyocera Cloud Information Manager besteht die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, diese zu verwalten und abzuschließen. Viele Routine-Workflows wie der Rechnungseingang können automatisiert werden. Auch vertrauenswürdige digitale Signierdienste können in den Kyocera Cloud Information Manager integriert werden, was die Handhabung von elektronischen Signaturen und der Nachverfolgung von Unterschriftsmappen erleichtert.
    Ab wann rentiert sich der Kyocera Cloud Information Manager?
    Hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit werden die Einführung und der Start mit dem Kyocera Cloud Information Manager von unseren Kunden als sehr gut bewertet. Investitionskosten und auch Folgekosten sind gering. Sie werden in der Regel schnell eine Verbesserung innerhalb der Geschäftsprozesse, eine gestiegene Zufriedenheit von Kunden- und Mitarbeitenden und einen reduzierten Aufwand feststellen.